2023 著者: Howard Calhoun | [email protected]. 最終更新日: 2023-05-24 12:24
少なくとも年に一度、部下に何が行われたかを報告することを要求しないようなリーダーはいない。そして問題は、日常の雇用では、そのような文書を作成することはかなり難しい作業のように思われるということです。そして、何らかの理由で、当局から行われた作業に関する報告の例を求めるのは恥ずかしいことです。私たちが私たちの立場に対応していないと彼が判断した場合はどうなりますか？
必要な人
この質問は、報告するタスクを受け取ったパフォーマーからの質問です。ほとんどの場合、企業の従業員はそのような要件にほとんど腹を立てていると感じます。しかし、すべてに意味があります。
まず、パフォーマー自身が行った作業のレポートが必要です。正式ではありませんが、このプロセスに関心を持って取り組むことで、資格のボトルネックと弱点を見つけることができます。したがって、開発が可能（および必要）である方向が決定されます。結局のところ、私たちは皆、自分の過ちから学びます。
第二に、リーダーはそれを必要としています。行われた作業に関するレポートにより、品質を客観的に評価し、タスクを解決する速度。このドキュメントのおかげで、最も原始的な「いつも何をしているのか」から複雑な「なぜコンピュータをより現代的なものに変更する必要があるのか」まで、多くの質問が消えます。レポートには、ドキュメントへの変更を保存するのに長い時間がかかることが示されるためです。そして、それは実行者に依存しません-古いオフィス機器はより速く動作することができません。実はそういうわけで、従業員はいつもお茶を飲んでいるようです。彼は手術が完了するのを待っているだけです。
そして質問：「なぜその月に行われた作業についてのレポートを書く必要があるのですか？」それ自体は正しくありません。統計情報の蓄積とデータベースの入力は、運用担当者ではなく、ストラテジストにとって意味があるためです。問題を解決する方法について話すよりも、問題を解決する方が簡単です。
何を書くか
進捗レポートの例では、非常に詳細に記述する必要があることが示されています。小さなことや小さなジェスチャーのように見えるものはすべて、特定の機能のパフォーマンスにおける重要な要素になる可能性があります。しかし、これを理解するには、いくつかの書面による報告を検討する必要があります。
作業が日常的な性質のものである場合、たとえば、文書の調整や不整合の特定などの場合は、表形式を作成するのが理にかなっています。この場合も、最初はテーブルが非常に詳細で、多くの列が含まれている必要があります。時間の経過とともに、一部の列の必要性がなくなり、レポートの形式は通常の（読み取り-合理的な）外観になります。
B多くの場合、行われた作業（教師など）に関するレポートを編集するときに、内省の問題に正式に取り組むことは不可能です。確かに、計画された教育的および方法論的負荷と必要な資料の研究に加えて、学校は教育活動にも従事しています。これには、文書の作成に特別なアプローチが必要です。多くの学生に遅れをとっている理由を理解し、子供たちの主題に興味を持ってもらう方法を見つける必要があります。同時に、成功した（そして才能のある）学童を忘れてはなりません。
レポートの目標
正確な編集と最小の時間コストのために、最初から、その年に行われた作業に関するレポートを作成する目的と理由を決定する必要があります。最も人気のある名前を付けましょう：
-組織内の特定のポジションの真のメリットの正当化;
-従業員の資格の確認;
-経営陣への効果的な仕事のデモンストレーション;
-次の報告期間の資金を受け取る;
-方向性の開発について同意を得る（アイデア）;
-割り当てられたリソースや財政などを使う理由
よく知られている定式化（問題の正しい記述が解決策の50％を提供します）は、この場合にも機能します。レポートが必要な理由をよく理解すればするほど、レポートを作成しやすくなります。 「ショーのための」ドキュメントが私たちからの創造的なアプローチをまったく必要としないという事実まで。そして時間がかかります。
ドキュメント構造
会社が持っていない場合レポートフォームを作成し、それを自分で作成する必要があります。文書の目的を知って、その構造を考える必要があります。サンプルの進捗レポートは、明確でシンプルなアウトラインが必要であることを示唆しています。
最初に、情報提示の目的と論理を説明する必要があります。プレゼンテーションの順序を説明し、目次を作成します。表には、なぜそのような形式が選ばれたのかを簡単に説明する必要があります。
セクションとサブセクション内では、プレゼンテーションの統一性も遵守する必要があります。そのため、ドキュメントがより理解しやすくなり、その結果、認識しやすくなります。長期間のレポートでは、図やグラフの形でのイラストが非常に適切であり、知覚を容易にします。しかし、ここでは「中庸」のルールを守る必要があります。無地のテキストだけでなく、視覚的な素材だけでも、非常に早く疲れます。
スタイリング
一般の従業員にとって、おそらく最も書きにくいのは用語と言い回しです。大げさな報告は不自然に見え、経営陣から否定的な反応を引き起こします。あまりにも単純な言い回し（たとえば、25のドキュメントがゼロックス化されている）も読者をはじくでしょう。
ただし、テンプレートは避けてください。唯一の例外は、誰も読まない文書です。このような問題が発生することもありますが、この記事では、実際の（プロフォーマではない）レポートに関心があります。
いずれにせよ、成果だけを語るべきではありません。それらを強調するには仕事の過程で遭遇しなければならなかった困難について話す必要があります。とりわけ、複雑さの分析は、経営幹部の仕事の最適化について考えるための糧です。進捗レポートの例では、「不満足な状態」、「問題が発生した」などのあいまいなフレーズを使用しないでください。すべてを適切な名前で呼ぶことをお勧めします。「壊れたコピー機」、「インターネットへのアクセスの欠如」、 「関連部門からの情報の欠如または時期尚早な受信。これにより、会社の現状を適切かつ客観的に評価することができます。
結果の評価
各結果は数字でバックアップする必要があります。このような具体化は、開発のダイナミクスの理解を提供します。
また、結果を評価するための基準を設定する必要があります。前回のレポート期間（たとえば、四半期レポートの場合）でしょうか、逆に、設定された目標の達成率は、ドキュメントの作成者次第です。
一般的に、間接的な指標は、タスクを解決するプロセスについて多くのことを教えてくれます。さらに分析するために、ここには豊富な情報もあります。人件費の決定から目標設定の正しさの理解まで。
問題から解決策へ
ほとんどのレポートは、進捗ごとに作成されます。問題と解決策の関係を明確に示す文書の方が有利です。読者は、どのような方法と手法（必要な場合）をすぐに理解します実行者は、タスクのタイムリーで高品質な完了を利用しました。
さらに詳細なチェーン「特定の問題-その原因-目標の設定-解決策」は、日次レポートを表形式で提示する必要があることを即座に示唆しています。さらに、グラフの名前はすでに知られています。このように提示された情報は、読みやすく、分析しやすいものです。
定量的指標の提示
レポートが主に数値データで構成されている場合、表形式は非常に理解しにくい場合があります。数字の連続的な流れは、数分後に文字通り読者を疲れさせます。もう1つ-カラフルなチャートとグラフ。わかりやすく、わかりやすく、読みやすいです。
各図にコメントを付ける必要があります。さらに、さまざまなグラフがどのように相互接続されているかを示す必要があります。原因と結果の関係を説明すると、レポートの分析がさらに容易になります。
作業中に重要なリソースが費やされた場合は、それらすべてをリストするだけではいけません。代わりに、取得したメリットをリストする必要があります。 「購入した事務機器」という言い回しは、「2つのジョブが作成され、部門の生産量を増やすことができた」と書くと、まったく異なるように聞こえます。
ドキュメントの発行方法
単一の形式のコンパイルはありませんが、メインを定義するGOSTに従って、実行された作業に関するレポートを作成できます。科学的基準。フォーマット、フォントの種類、サイズなどの要件を詳しく説明しています。
ドキュメントの読みやすさについて、ここにいくつかのヒントがあります：
-1段落に5文を超えないようにしてください;
-キーインジケーターはフォントまたは色で強調表示できます;
-表またはグラフがページ全体を占めないようにテキストを分割します。コメント用のスペースを必ず残してください;
-レポートの明確で簡潔な要約を書いてください。
これらのヒントは、レポートの認識を容易にするのに役立ちます。つまり、最初に、ドキュメントの作成者に対して忠実な態度で読者を設定します。あなたが上司だと想像してみてください。そして、あなたが読むのに有用で興味深い方法でレポートを作成してください。
