2023 著者: Howard Calhoun | [email protected]. 最終更新日: 2023-05-24 12:24
慣例が示すように、ほとんどすべての現代の国内企業では、最大量のドキュメントが会計によって生成されます。もちろん、これは理解できます。彼らがお金を使って作業するのはこの部門であり、そのような各操作は正式に紙に固定する必要があります。さらに、一次資料を組織に保管するという用語は法的に定められています。つまり、「紙片」を取り除くのはそのようには機能せず、少なくとも数年間は保管する必要があります。それらを破壊します。ちなみに、古紙を取り除くプロセスも簡単ではなく、いくつかの特定の機能があります。これについて-さらに。
ドキュメント、ドキュメント…
作成されたドキュメントの量に関する統計を与えると、ほとんどすべての現代の国内企業では、会計が紙のドキュメントの80〜90％のソースであることがわかります。それらは単に保持する必要はありません。制限は、一次会計伝票の正しい最小保管期間を決定するだけではありません（通常は5年から10年）だけでなく、これらのオブジェクトが存在する必要がある条件もあります。同時に、一時保管と永続保管のドキュメントに分かれていることを覚えておく必要があります。
しかし、実践が示すように、すべての企業のマネージャーが一次資料の保管条件の複雑さを理解することに関心があるわけではありません。頭痛から身を守るために、専門のアーカイブ会社のサービスを利用することができます。このような会社では、どのような種類のドキュメントをどのくらいの期間、どのような条件で、どのようなルールで保管する必要があるかを正確に把握しています。さらに、そのような組織には、期限が切れたときに保管を委託された文書を破棄する技術的能力があります。本当に便利ですが、お金がかかります。お金を節約したい場合は、アーカイブ用の特別な部屋を割り当て、組織に一次会計書類を保管するための法定期間を理解する必要があります。
欲しい-したくない
ちなみに、問題はゼロから発生するものではありません。現在の法律は一次会計文書の保管条件を定めており、企業内ではそれらを遵守する必要があります。法律から、運営法人は文書を保存する義務を負っているということになります。これは、活動の形態が重要ではないことを意味します-それが単独でビジネスを行う民間の起業家であろうと、大きな懸念であろうと、財務諸表やその他の文書の保管に注意を払う必要があります。のための法律を勉強することが重要です請負業者との衝突の場合、または管理当局による検証中に、あなたが不快な立場に置かれないように、電子一次文書、紙の保管のための確立された期間。さらに、法定の時間間隔に違反すると、検査中にかなりの罰金が科せられる可能性があります。現在の法律には、一次会計書類の保管の最小期間を管理する規則が含まれています。ビジネスが安全であることが重要であり、わが国でビジネスを行うことは、合法性と確立された規則の遵守によって区別されます。
2004年10月に採択された第125連邦法は、電子一次文書、紙文書の保管期間について規定しています。名前に基づいて、それはアーカイブと正しいビジネスの遂行に捧げられています。この公式文書では、経理部門が作成した公式文書を保管する機能が考慮されています。ここでは、一時保管と永続保管のドキュメントを区別できる両方の機能と、特定の種類の紙に固有の用語を見つけることができます。
誰に適用しますか？
一次文書の最小保管期間を遵守する義務は、以下に割り当てられます：
- 地方自治体;
- 政府機関;
- 起業家;
- enterprises;
- ビジネスをしている人。
人事関連を含むアーカイブ文書に関しては、法律を遵守する必要があります。全体法律文書で指定された期間は安全な場所になければなりません。連邦法に加えて、一次文書と会計記録の保管条件の詳細は、国全体と個々の地域の両方で施行されている多くの規制文書に影響を与えます。ただし、最も重要な文書は、上記の125番目の法律であり、会計書類の保管期間を規制する文書の完全なリストを提供します。
法律番号129
1996年に、会計の特徴に関する連邦法が発行されました。会計は、さまざまな工作機械を使用するだけでなく、紙に文書を生成できると述べています。同時に、事業のすべての参加者がそれらに関するデータにアクセスできるように、会社は独自に紙に文書のコピーを作成する必要があります。規制当局が文書へのアクセスを要求した場合、会社の代表者はそれを提供する必要があります。検察官と裁判所の代表者の両方がそうする権利を持っています。
作成、一次会計書類の保管期間に準拠した保管、要求に応じた提供は、規制制定で確立されたフォームに準拠する必要があります。書類は、紙の形式で要求者に送信する必要があります。これが作業で使用されるマシンの機能によって許可されている場合、すべての参加者が同意すれば、レポートを電子形式で送信できます。また、当社の適用法により許可されています国。
ルールを守る
129番目の連邦法には、一次会計書類の保管条件を遵守する義務についての言及が含まれています。特に、第17条は、法人は登録簿や報告書を含め、そのような文書を必ず保管しなければならないと述べています。時間間隔の期間は、州レベルでのアーカイブを管理するルールによって確立されます。この期間は5年以上である必要があります。
会計方針やその他のカテゴリ（情報を処理するマシンで使用されるプログラム、勘定科目表）を規制する文書のために、一次文書の特別な保管期間が設定されています。もちろん、ここでの期間も5年です（場合によってはこの期間を長く設定できます）が、この期間は、このドキュメントが企業で最後に使用された瞬間からカウントされ始めます。法人の長は、法律により、時間間隔に従って必要なすべての文書を保管する責任がある人です。つまり、教育を受けた責任ある上司は、会社の状況を自分の管理下に置きたい場合、経理部門での一次資料の保管期間を知っている必要があります。
慣例として、多くの組織が定期的に公式文書の目録を作成し、地域の規制により、文書の保管責任者が定められており、コンプライアンスを監視する際に検査当局が実際にやり取りします。アーカイブルール。
作成と保管：すべてルールに従って
現在の法律に基づいて、会計士は紙だけでなく電子形式でも一次文書と要約文書の両方を生成できます。同時に、紙のコピーを作成する義務は法人に割り当てられており、関係者である検査機関からの要求に応じて、会社はできるだけ早く紙の文書を住所に送付する義務があります。コンパイルと保管は、現在の規制制定によって確立された形式で実行する必要があります。
経理部門の一次資料の保管期間については、このプロセスの順序で、企業の業務の過程で作成される典型的な管理書類を考慮した資料のリストを示します。これらは、財務省と連邦公文書館によって承認された文書で2010年に設立されました。さらに、我が国のすべての市民が4年間の会計記録を維持する責任があることを規定する税法の要件を考慮する必要があります。これは、支出、収入の会計、および税金の支払いの確認に関連する書類に適用されます。
物事を賢くする
一次会計文書の保管条件に準拠したプロセスの正しい編成には、専門的なアプローチ、会計文書の責任者の関与、作業プロセス自体の編成に関するアーカイブ情報の処理が含まれます。現在、場所はほとんどありませんアーカイブに関する専門的なトレーニングであるため、真に質の高いスペシャリストを見つけるのは難しいことがよくあります。一方、進歩的な法律では、一次会計文書の保存期間を守る必要があります。そうしないと、非常に不快な罰金が科せられる可能性があります。十分な量のドキュメントフローを作成するための最良のオプションは、会社のスタッフにアーカイブストレージを担当する部門を作成し、内部リソースを使用してドキュメントを担当する担当者の定期的なトレーニングを確保することです。これにより、法律で確立されたイノベーションを管理し、すべての要件に準拠することができます。
一次資料の保管期間を考慮し、それを業務に活かすことができる代替オプションは、クライアントの書類を保存する義務を負う仲介者との協力です。ただし、自分でアーカイブ会社を選択することも簡単な作業ではありません。信頼できる会社を優先し、会社が閉鎖されて建物が焼失する心配がないように、利用可能なすべてのオプションを注意深く分析する必要があります。
一部の種類のドキュメントを保存する機能
現在の法律から次のように、一次文書、登録簿、報告書、貸借対照表をアーカイブに転送する必要があります。これらすべてのカテゴリの公式文書は、アーカイブに送信されるまで、法人が会計施設に保管する必要があります。紙の安全のためのすべての条件を提供する義務があります。キャビネットを閉じ、火災やその他の安全を守る必要があります。企業内では、文書の安全性の責任者が特別文書によって任命されます。
会社が厳格な報告フォームを使用する場合、法律により、これらの文書は安全なクローゼットまたは特別なクローゼット、つまり文書の安全性を保証する閉鎖された部屋に保管する必要があります。手動で処理された現在の期間の一次文書は、時系列でレジスターに収集され、永続的な保管のためにアーカイブに送信されます。
他に注意すべき点はありますか？
銀行取引明細書、現金注文、事前レポートを保管する場合、すべての文書を時系列で保管し、共同で体系的に保管する必要があります。一部の特定のカテゴリのドキュメント（シフトレポート、作業指示書）は、バインドせずに保存できますが、フォルダにファイルして、紛失したり不正な目的で使用したりすることはありません。
ドキュメントの安全性とアーカイブへのタイムリーな送信は、主に主任会計士の責任ですが、必要に応じて、地域の規制に他の人への権限の委任が含まれる場合があります。一次資料、報告、貸借対照表の発行は、主任会計士からの正式な命令がある場合にのみ可能です。一般に、構造部門は会計伝票にアクセスできません。書類の差し押さえが可能法の下で適切な権限を有する調査機関、裁判所、またはその他の当局からの特別な要請がある場合のみ。この場合、法令に基づき作成された正式な決議を提出する必要があります。撤回する際には、議定書を作成する必要があり、その写しの1つが署名に反して組織の代表者に転送されます。
一次資料の保管期間を下表に示します。
ワークフローの特徴
「ドキュメントフロー」という用語は、紙が作成されてからアーカイブビジネスに移行するまでのドキュメントの移動に関連する一連の要因に適用されます。スケジュールの作成は主任会計士の責任ですが、一部の企業ではドキュメント管理スペシャリストに委任されています。ただし、実際に示されているように、最も正しいのは、そのようなスケジュールを組織の会計方針に含めることです。このスケジュールは、会社の最高責任者によって署名された特別発行の注文によって承認されます。
スケジュールの助けを借りて、組織のプロセスを調和させ、企業での計画のタスクを簡素化することができます。一次文書のワークフロースケジュールは、実行者のリスト、書類を経理部門に送信する必要がある時間間隔、および会計士がそれらを処理する時間枠です。貸借対照表を含め、報告期間を必ず説明してください。多くの場合、会計方針には一次資料の保管期間の規制が含まれており、この期間または法律で定められたものと同等、または会社の活動の詳細によって要求される場合はより高く設定されます。その年の報告書が提出されると、文書は所定の方法で作成され、アーカイブストレージに転送されます。同時に、将来的には、保存のために転送されたボリュームから有用なデータを抽出する必要があるかもしれないことを考慮に入れています。このため、グループ化はコンテンツによって説明されますが、ケースをフォルダーに分割するのが通例です。必ず各フォルダに適切なタイトルを割り当ててください。
ケースストレージ機能
上記のように、企業の活動の過程で生成されるすべての文書は、一時的な保管と永続的な保管を目的としたものに分けられます。論文をアーカイブに転送する場合は、公式の論文を同じフォルダに入れずに、これらの各カテゴリを個別に渡す必要があります。この場合、コピーはオリジナルとは別に保管する必要があります。また、別のフォルダで、レポート、年および四半期の計画を示すドキュメントを月ごとに並べ替える必要があります。 1つのファイルに1つのドキュメントが含まれている必要があります。
1つのケースをグループ化するには、1つの期間（四半期、年、月）で生成されたドキュメントを使用できます。例外は、いわゆる一時的なカテゴリです。たとえば、個人ファイルの場合、その閉鎖は暦年と一致するようにタイミングが調整されていません。ファイルに数か月にわたって生成されたドキュメントが含まれている場合は、特別なシートで毎月他のファイルと区別し、そのファイルに続くブロックがドキュメント化する期間を修正する必要があります。この場合、最大250枚のシートを1つのケースにまとめることができます。フォルダーの厚さは4cm以下にすることができます。
他に注意すべき点はありますか？
アーカイブのルールからわかるように、ドキュメントに付録がある場合は、（正確にいつコンパイルされたかに関係なく）付属のドキュメントに添付する必要があります。一般に、会計書類のアーカイブの順序は非常に重要であるため、厳密に遵守する必要があります。原則として、ステートメントが最初に投稿され、次に説明文が投稿され、その後に貸借対照表が添付されたドキュメントで補足されます。
会社の従業員の個人勘定の保管を整理する場合は、別のケースを割り当てる必要があります。この場合、ドキュメントは厳密な年表で年ごとに配置されます。年次通信は暦年を示すフォルダに形成され、日付に従って体系化されます。各リクエストの後にはレスポンスが続く必要があります。
いくつかの機能
税法に規定されている保持期間は、会計活動を規定する法律に規定されている期間とは異なる場合があります。このような不一致を観察するときは、まず、より長い期間を観察することをお勧めします。これにより、必要に応じて、現在の規則の1つに従って期限が設定されている場合でも、ドキュメントを参照して使用できるようになります。すでに有効期限が切れています。さらに、検査官は何も不満を言うことはありません。また、2000年に発行された保管期間を示す特別なリストを覚えておく必要がありますいくつかの特定のドキュメントグループ。このリストは定期的に更新および補足されるため、企業の主任会計士および文書管理を担当する部門は最新の情報をフォローする必要があります。
保管条件に違反した場合、安全性の問題は主に主任会計士の責任であるにもかかわらず、その責任は会社の責任者にあります。注文、保管期間に違反した場合、会社は罰金を科されます。職員の場合、罰は通常2〜3000ルーブルの範囲です。ただし、一次書類がまったく保管されていない場合は、5000ルーブル以上の罰金が科せられる可能性があります。
